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ここまできた! オンラインツールの進化でテレワークは対面を超える!?

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テレワークに最適なコミュニケーションツールとは?

新型コロナウイルス感染症は、日常にもビジネスシーンにも多大な影響をおよぼす。コロナ収束後も出社とテレワークを組み合わせたハイブリッドな働き方や完全テレワークで働くなど、働き方はより多様化すると予測される。このときにかかせないのが、遠隔でもオフィスと同じように、またそれ以上に、効率よくコミュニケーションが取れるツールだ。

昨年よりビジネスの世界には多くのコミュニケーションツールが登場したが、いま使っているツールは本当に自分らしい「働き方」を叶(かな)え、テレワークにぴったりなコミュニケーションツールなのだろうか?

いま一度、コミュニケーションツールを見直すために、今回は「対面よりも10倍良い体験を提供する」「目指すのは、リアル以上」をビジョンとして掲げるクラウドコミュニケーションツール「Cisco Webex」(以下、Webex)を体験。

クラウドコミュニケーションツール「Cisco Webex」は、世界的に評価が高い

シスコシステムズ社員で、社内外の働き方改革を推進するチームFlexible Work Practices(フレキシブル ワーク プラクティシズ)のリーダーでもある田邊靖貴(やすたか)さんにWebexの特徴を聞きながら進めていく。

シスコシステムズの田邊靖貴さん

オンラインで簡単に無料ライセンス取得

Webexは、10年以上前からウェブ会議サービスを提供するシスコシステムズの製品で、専用デバイスのラインアップも豊富なビジネス特化型のツールだ。

まずは無料ライセンスを取得してみる。始め方は非常に簡単で、Webexのホームページから「無料で体験」ボタンをクリックして、メールアドレスを登録。

登録アドレス宛に確認コードが送られてくるので、そのコードを入力したらWebexの設定画面へ。

名前とパスワードを入力した後、「ミーティングをはじめる」ボタンをクリックすると、すぐに会議が始められた。ここまでおよそ3分。手間なく会議まで実現できるスピーディさがうれしい。

1.「無料で体験」ボタンをクリック
2.メールアドレスを入力後、確認コードが送られてくるので入力
3.パスワードを入力した後の設定画面
4.無料ライセンスでも、会議機能のほかチャットや音声通話もすぐに使える

登録から会議開始の作業までウェブブラウザを使ったが、画面左の「ダウンロード」から「Cisco Webexデスクトップアプリ」や「Cisco Webex Meetingsモバイルアプリ」「Google Chromeの拡張機能」「Googleカレンダー版Cisco Webex Meetings」「Microsoft Office 365 版スケジューラ」など多様なハードやソフトにあわせたアプリをダウンロードすることも可能。普段活用しているハードやソフトにあわせて、会議やスケジュール設定できる利便性がある。無料ライセンスでは、会議機能以外の基本機能もほぼ使え、また会議をする際に相手方がWebexをダウンロードする必要もない。

「Cisco Webexデスクトップアプリ」はシンプルで使いやすいのでぜひダウンロードしたい

ウェブ会議の一般的な機能だけでなく、ホワイトボード機能や、グループワークに適した「ブレイクアウトセッション」機能、ノイズ除去機能(後述)などの最新機能も一通り使えます。またウェブ会議だけでなくビジネスチャットのツールも利用することができます。主な制限は、会議時間が50分まで、会議参加人数が100人までというところです。有料ライセンスであれば、会議時間は無制限で、最大1000人まで参加できます。大きなウェビナーや講演など、数百人規模のイベントでも使えます。有料ライセンスではお客様のビジネスにあうプランを複数用意しています。シスコ販売パートナー経由でご契約される場合は、お得な全社契約も選択することができますよ(田邊さん) 

会議に参加される方は、事前にWebexをインストールしておく必要はありません。参加者は参加用のURLをクリックするだけで会議に参加することができます。ブラウザを使って参加することも可能です。主催者側は、Webサイトから会議をスケジュールしてURLを発行するか、自身専用の固定会議室(パーソナル会議室)のURLをコピーして、参加者に送るだけで準備完了です。スケジュール時に会議のセキュリティを細かく設定することもできます 

セキュリティーの高さはWebexならでは

Cisco WebexデスクトップアプリのUI

今回は、「Cisco Webexデスクトップアプリ」をダウンロード。シンプルで視認性の良いUIが特徴的だが、何よりも会議がすぐに始められるだけではなく、個人へのチャットやチームでのチャット、またWebexに登録しているメンバー同士なら通話機能も使える。これらの機能はPC、モバイル、タブレットでも共通だ。チャット機能はグループ分けが簡単にできるうえに、書類添付もできるが、その際のセキュリティーの強さにもシスコの神髄があるとのこと。

シスコの場合は信頼性もお客様に支持されるポイントです。ISO 27001やSOC 2といった情報セキュリティーに関する認証を取得していて、国内でもFISC(金融情報システムセンター)という金融機関向けのセキュリティー基準にも適合していますので、情報漏洩(ろうえい)や守秘義務などを不安に思われている企業や個人の方でも安心してお使いいただけます。以前から、金融機関や政府、中央省庁、グローバル企業をはじめ、信頼性とセキュリティーが必要不可欠な企業や組織から特に支持されています。コロナ禍では、弁護士や税理士などの士業の方やフリーランスの方など、ビジネスに特化したツールを求めていた方にも需要が広がり、日々多くの申請をいただいています。またWebexは、世界的に信用の高いガートナーやIDCなど多くの評価機関からビデオ会議の分野で世界トップクラスの評価を受けています。2020年まで13年連続で「Gartner Magic Quadrant(ガートナー マジック クアドラント)」の会議ソリューション分野でリーダーの評価を得ています 

Webexの新機能を体験

今回の体験で特に期待していたのが、Webexの新機能。ノイズ除去機能やジェスチャー認識機能など、ビジネスをスムーズかつシームレスに進めるための新機能が随時追加されていくのがシスコ製品の特徴だ。

ノイズ除去機能は、AIを活用して人の声だけを抽出する機能で、雑音の多い自宅やカフェなどから会議に参加していても、その雑音を取り除くことができる。実際に体験中に会議参加者に手元でポリ袋をこすり合わせてもらったが、参加者の声のみが聞こえてくるだけで、ほぼポリ袋の音がしない。

自社の研究開発に加えて、新しいテクノロジーを持つ企業を積極的に買収し、技術や人材をとりこむことでイノベーションや革新的な新機能を生むのもWebexの特徴のひとつです。ノイズ除去機能は昨年の8月に、ノイズ除去分野で突出した技術を持つBabbleLabsという企業を買収して実装されました。他にも多くの機能追加が予定されていますが、今年1月に実装された新機能としてジェスチャー認識があります。たとえば会議中に画面に向かって拍手をすると、AIがそのジェスチャーを認識して拍手のアイコンを会議内に送れます。現在ジェスチャー機能で使えるのは「拍手」「いいね」「挙手」「反対」で、オンラインでも参加者のリアクションを瞬時に把握することができます。Webexは「リアルを超える体験を提供する」を目指していますので、このような双方向のコミュニケーションを支援する機能を強化していきます 

ハンドジェスチャーにより、アイコンを表示することができる
Q&A、クイズ、投票機能も強化が予定されている

ほかにもビジネスコミュニケーションにおいて役立つ「双方向」機能である「投票機能」「ブレイクアウトセッション」機能など新機能があるとのことなので、それぞれの特徴を聞いた。

昨年末に、スロバキアのSlidoという企業を買収し、その機能をWebexに取り込むことが発表されました。Slidoはライブ投票やQ&A、クイズ、ワードクラウドなどのオンラインサービスを提供していて、ウェビナーや学校の授業でもよく活用されています。この機能がWebexに統合されることで、ウェブ会議やセミナーをよりインタラクティブにすることが可能です。物理的な会場で全員参加のクイズや投票をするのは運営がとても大変ですが、Webexなら手軽に実施できるようになりますね 

ブレイクアウトセッションは、会議中に参加者をいくつかのグループにわけてグループごとの会話ができる機能です。グループワークやワークショップに活用することができます。またこの機能は様々な応用が可能です。たとえば、「会議室」「作業部屋」「雑談部屋」などのセッションを用意して、従業員が自由に入退出できるバーチャルオフィスを作ったり、出入り自由な「展示ブース」をたくさん用意して、オンライン展示会を開催することもできます。ただの会議機能を超えて、多様なビジネスシーンをオンライン化できるツールとしてご活用いただければと思います。 

ブレイクアウトセッションを活用すれば、展示会も簡単に開催できる

ここまでの機能だけでもビジネスにとっては大きなメリットになるWebex。実際に体験してみてまず感じたことは、Webexがリアルを超えるコミュニケーション手段として着実に進んできていること。また個人的には、とにかく手軽なのに、画質も音質もふくめて高品質な会議ができることで、オンラインの距離が縮まると感じたことだ。

まさに、いまはコミュニケーションツール開発競争の過渡期でビジネスに活用するにはどのツールがいいのか迷いが生じるところ。たとえばいまあるツールの一部が優れているといっても、数カ月後には他ツールも似たような機能を取り入れている状況になっている。そういう観点から、いまビジネスのためのツール選びで迷っている方に向けて田邊さんは言う。「現在の機能だけで選ぶよりも、企業の姿勢や開発方針、お客様の利用シーンに対する適正も考慮して選ばれることをおすすめします」


【後編】(3月下旬公開予定)ではWebexがビジネスに特化したツールである特徴を深堀りするために、プレゼンに活用できる機能や会議中の翻訳機能、豊富にラインアップされたWebexデバイスの新製品など、ビジネスをもっと快適にするために必要なもの探る。

アクセスデータの利用について