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地域を超えた結びつきは、ICTで加速する 日本青年会議所のICT活用レポート

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地方企業の生産性向上のために

6月下旬の夜。オンライン会議に参加する人々がPCモニターに次々と映し出されていく。彼らは中小企業の経営者や、司法書士などの士業、会社員など20歳から40歳までの会員で構成される「JCI日本」内にある「地域ビジョン確立委員会」のメンバーたちだ。

この日は月に一度の定例会で、北海道から九州までの約30名の会員がオンライン上に集まった。新型コロナウイルスの影響で対面での定例会は中止になり、オンラインに移行してこの日が4回目。参加者たちは資料共有や画面共有はもちろん、チャット機能を活用してディスカッションの質を深めていた。

この委員会が重視していることのひとつに、「地方企業の生産性向上」がある。様々なウェビナーや有識者との対談、補助金・助成金の勉強会などを通じて、ICTを活用することで都市部の企業と比べても遜色がないコミュニケーションの機会を地方企業にも推進する取り組みを昨年よりおこなってきた。もちろん、テレワークの推進も重要な取り組みの一つだ。

オンラインで、コミュニケーションの幅は広がる

「地域ビジョン確立委員会」委員長の中村佳守雄さん

コロナの影響で、ICTの活用は会員や企業に働きかけるだけでなく、「地域ビジョン確立委員会」自身にとっても待ったなしの課題になった。定例会に加え、週に一度のミーティングやメンバー間の個別の打ち合わせもオンラインになった。

「オンラインになり、今までより活動の幅もコミュニケーションの幅も広がりました」と話すのは、委員長の中村佳守雄さん。中村さんの本業は岐阜の旅館経営。他の委員会メンバーも、全国各地でそれぞれ本業を持っている。毎月の定例会には本業の時間を割いて全国から集まってきていたが、オンラインに移行したことの大きなメリットが、移動の手配や移動時間のロスがなくなり、経費も節減できたことだ。中小企業の経営者にとってはこのコスト削減効果は大きい。

さらに、こんないいこともあった。自宅や会社からもミーティングに参加できるようになったことで時間の融通もきくようになり、参加者も増えたのだ。全国のメンバーとミーティングや意見交換が気軽にできるようになったことで、コミュニケーションの質も上がった。「オンラインになったことで本業のミーティングや作業に割ける時間も増えて、本業と委員会活動のバランスが良くなりました。たとえば一日に東京、仙台、九州のメンバーとそれぞれ会議をすることはリアルでは難しいですが、オンラインなら可能です。本業と青年会議所の両面において、生産性は間違いなく上がっていると思います」。地方の企業にとって大きなハンディだった「距離の壁」を越えることは、単に時間やお金を節約することにとどまらない効果を生んだことが分かる。

コロナ流行前は、会場を借りてセミナーを開催していた

ウェビナーで全国の中小企業をささえる

委員会は1月から、地方の企業や中小企業向けに「今日から使えるICT利活用セミナー」もスタートしている。そこで紹介しているのは、チャット感覚でメッセージを送れ、またファイル共有やスケジュール管理、デジタルホワイトボード機能もあるシスコシステムズ(以下、シスコ)のコミュニケーションツール「Webex Teams」とウェブ会議システム「Webex Meetings」だ。

このセミナーは単にICTツールの導入を促進するためでなく、その先にある「地方の企業がICTツールをどのようなシチュエーションで活用することで、生産性を上げることができるか」までを考えて開催されている。

「地方の企業や中小企業の生産性をより上げる活動支援のために、ICT利活用セミナーを立ち上げました。Webexを軸にICT化を推進するのは、Webex Meetingsを使う会議だけでなく、Webex Teamsにビジネスをよりスムーズに進められる機能があるからです。企業に薦める上ではセキュリティの確保も重要ですが、Webexは金融業界でも多く使われている実績もあるので安心です」と中村さんは話す。

委員会でもミーティングにはWebex Meetingsを使い、ファイル共有やプロジェクト管理などはWebex Teamsを使用している。「Webexでは参加者同士のやりとりだけでなく、いくつも動いているプロジェクトごとにワークスペースを作りスケジュールや進捗管理ができます。プロジェクトに途中参加した人も過去のすべての記録をさかのぼって見られるので、一から説明しなくてもワークスペースを見てもらえば順を追って理解できるメリットもあります」

Webex Teamsはいくつものワークスペース(画面左側グレー部分)を簡単に作成できるので、プロジェクト管理がしやすい

ワークスペースの作成をふくめ、シンプルな機能とユーザーインターフェイスでプロジェクトを進行することができるのもWebexの魅力だ。Webex Teamsではチャットやファイル共有だけでなく、GoogleやOutlookともカレンダー連携ができるので、手帳のようにスケジュール管理がしやすく、さらに対面と同じように直感的に思いついたアイディアを手書きで共有できるホワイトボード機能は、どのビジネスにも役立つ。

「今日から使えるICT利活用セミナー」は当初、全8回のセミナーを全国各地の会場を借りて開催する予定だったが、コロナの影響で難しくなってしまった。運営に携わる副委員長の小松大輔さんは言う。「私はもともとITにそんなに強いわけではなかったので、シスコの方に相談して4月からウェビナーで開催することができました。本来だったら開催中止になったものを無事開催できたのもウェブ会議システムのおかげです」

委員会が手掛けるウェビナーでは、シスコ社員も講師として参加

オンラインでの開催になり大きな変化もあった。これまでのセミナーでは会場の近辺からの参加者がほとんどだったが、ウェビナー開催になったことで全国から参加者が集まるようになった。「委員会から声をかけていない方も気軽に参加していただけるようになったのはオンラインならではメリットです。今後はもっと多くの集客を見込むウェビナーを開催して、全国の中小企業にICT活用のメリットを伝え、企業の生産性を上げるお手伝いをしたいと思っています」

オンライン開催に変更したことで、関係者の交通費や当日の会場費、受付まわりの整理や参加者の動線確認、座席の配置、音響設備のセッティングなどの会場運営の手間もコストも省くことができた。いくつものセミナーを予定していた委員会にとっては、これも大きなメリットだ。「オンライン開催のメリットを知ってしまった以上、今後のセミナーはオンライン開催がメインになると思います」

イベントに特化したシステムWebex Eventsを活用すれば、最大1000人*の参加が可能な大規模なウェビナーも開催できる。ほかにも委員会では、「コロナに負けない経済対策」のウェビナーや、定例会ではゲストによる特別講演など、オンラインで「地方の企業や中小企業の活動を止めない」ための取り組みをおこない、ビジネスコミュニケーションを根底から支える活動をおこなっている。

(*オプションで3000人まで拡張可能)

オンラインとリアルのバランス

委員会ではWebexの使い方動画も制作し、公開している

ICTの活用で、場所を問わず生産性もコミュニケーションの質も上げられることを実感した今、委員長の中村さんは、これからのビジネスや委員会の活動についてこう話す。「以前のように、すべてのミーティングに人が集まるというやり方に戻ることはないと思っています」

中村さんを始め委員会のメンバーは本業でもWebexを使い、より効率的なビジネスをはじめている。本業では保険会社に勤務する副委員長の小松さんも、「お客様への商品説明などにもWebex Meetingsを活用しています」と話す。以前は対面が前提で、移動のコストや時間の制約は多かった。電話で商品説明をすることもあったが、オンラインで顔を見ながら説明を受けるのとでは説得力も安心感も違う。それは地方や中小企業のどの業種でも同じことで、オンライン対面をすることで、相手先に対する安心感があがり営業力もあがる。このICT活用のメリットを、委員会は今までも、これからも伝えていく。

「私たちのウェビナー参加をきっかけにWebexを導入した方も増えてます。これからは委員会の活動の幅をもっと広げて各地の方との講演会をオンライン開催するという話も進んでいます」と中村さんは話す。それぞれの地域に根づいた会員の活動をオンラインで共有することで、得られる知見の幅は大きく広がる。

もちろん、オンラインに注目が集まる今日にあっても、対面コミュニケーションの意義が失われたわけではない。これからはオンラインと対面のメリットをどう組み合わせ、ビジネスに生かすかという「ハイブリッドな活動」も大事になってくる。「会議や連絡ごとなどではオンラインは非常に便利です。だからこそ対面の場は、初対面でのコミュニケーションなど、会うことでその後の活動がスムーズになることを意識していきたい。いったん関係性ができていれば、オンラインほど効率が良いものはありません。これはビジネスでも委員会でも同じことだと思います」と中村さんは話す。
いま地方の活性化は、大きな課題だ。地方が元気になれば、日本全体が元気になる。地方の企業を応援し、日本の元気につなげるJCI日本の活動は、大きな可能性を秘めている。

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